Zadbaj o światło!

Zrobienie dobrych zdjęć czy nagranie filmu wymaga przede wszystkim światła. Mimo że istnieją technologie pozwalające na zapis obrazu w półmroku czy ciemności, to z założenia będą one mniej czytelne, wyraźnie i przez to nieciekawe. Jako organizatorzy konferencji powinniśmy więc zadbać o odpowiednie oświetlenie, gdyż bez niego nawet najlepszy fotograf będzie miał poważny problem.

Na co zwrócić szczególną uwagę? Przede wszystkim trzeba pamiętać o zapewnieniu możliwie jednolitego oświetlenia (o zbliżonej mocy i takim samym kolorze) z każdego kierunku, które pozwoli na robienie materiału w każdym punkcie sali konferencyjnej. Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że często scena bądź podium na którym występuje prelegent jest dodatkowo doświetlone. W tym wypadku pomaga to fotografowi, o ile oczywiście "obiekt" jego zainteresowania nie będzie zbyt dużo chodził i "uciekał" światłu. Wtedy bowiem bardzo łatwo o nierówne doświetlenie osób lub cienie w dziwnych miejscach. Chcąc uzyskać dobry efekt foto i video warto też uważać na światła kontrujące skierowane w stronę publiczności. Jeśli będą one miały zbyt dużą moc to skutecznie uniemożliwią pracę fotografowi od strony słuchaczy, ze względu na efekt zbliżony do tego, jaki uzyskujemy fotografując pod słońce.

Dobrze usytuuj uczestników i fotografów!

Drugim bardzo ważnym zagadnieniem wpływającym na jakość materiałów foto i video z eventu jest odpowiednie rozmieszczenie uczestników oraz fotografów. W przypadku tych pierwszych trzymać należy się kilku podstawowych zasad.

Przede wszystkim, jeśli nie mamy sali wypełnionej po brzegi, to warto zadbać, by maksimum gości usiadło jak najbliżej przodu sali. Niestety bowiem nawet wśród dostojnych i szacownych gości często pojawia się syndrom "ławki szkolnej" i siadania z tyłu, gdzie można bardziej swobodnie wymienić uwagi i mniej rzucać się w oczy. Warto więc będąc organizatorem uprzejmie zaprosić do przodu. Drugą ważna zasadą jest zadbanie o to, by najważniejsi uczestnicy i prelegenci byli skupieni mniej więcej w jednym miejscu. Pozwala to na robienie ciekawych i bardzo wartościowych zdjęć grupowych. Warto też w trakcie konferencji przygotować moment "dla fotoreporterów" i zaprosić uczestników do zdjęcia grupowego na scenie czy w innym dobrze przygotowanym miejscu. Pozwoli to na uchwycenie wszystkich najważniejszych gości na jednej fotografii.

Zorganizowanie dobrego miejsca dla fotografa powinno się z kolei odbyć w porozumieniu z samym zainteresowanym (bądź zainteresowanymi). W przypadku większości eventów dobrą praktyką jest zapewnienie pełnej swobody poruszania się po sali, byle tylko nie przeszkadzało to prelegentowi czy gościom. Takie podejście pozwala na zebranie dużej ilości materiału i uchwycenie najważniejszych momentów każdego wydarzenia.

Zadbaj o scenografię i efekty specjalne!

Kolejnym bardzo ważnym problemem związanym z przygotowaniem serwisu foto i video z konferencji jest odpowiednie przygotowanie scenografii i efektów specjalnych. Szczególną uwagę powinno przykuć to drugie zagadnienie, gdyż błędy w tej kwestii mogą spowodować katastrofę. Wszelkie pokazy świateł, laserów czy też rzucanie konfetti i puszczanie dymów skutecznie utrudnia, bądź nawet uniemożliwia robienie zdjęć. Dlatego też należy bardzo rozważnie wybierać tego typu urozmaicenia, a jeśli mają one mieć miejsce, to warto wcześniej poinformować o tym osoby odpowiedzialne za przygotowanie relacji.

Ciekawie przygotowana scenografia czy design sali konferencyjnej pozwala z kolei na spore urozmaicenie zdjęć czy filmów. Warto przy tym zwracać uwagę na ważne szczegóły. Przede wszystkim należy odpowiednio zasłonić wszystkie "niereprezentacyjne" elementy wystroju przy użyciu odpowiednich zasłon czy ścianek. Wszelkie elementy zawierające loga sponsorów czy organizatorów powinny zostać w kolei odpowiednio wyeksponowane i oświetlone. Idąc dalej, warto uważać też na wszelkie nieprzyjazne dla aparatów i kamer przedmioty – jak lustra czy tafle szkła. Na koniec trzeba także przypomnieć o odpowiednim dobraniu kolorów, aby zanadto nie zlewały się ze sobą, bądź też "nie gryzły się" na zdjęciu. Każdy element ma znaczenie.

Korzystaj z usług profesjonalistów!

Na koniec warto zaznaczyć, że nawet najlepsze przygotowanie nie pomoże, jeśli robieniem zdjęć zajmie się osoba niekompetentna. Usługi tego typu powinny być zlecane jedynie specjalistom, względnie naprawdę zaufanym fotografom czy kamerzystom. Posiadają oni bowiem odpowiedni sprzęt, umiejętności i "czucie" momentów do uwiecznienia. Co więcej, potrafią oni potem z dużej ilości materiału wyłowić te najlepsze fragmenty, które z powodzeniem będzie można potem wykorzystać i bez żenady pokazać innym. Po czym poznać dobrego fotografa? Przede wszystkim po dobrym i ciekawym portfolio oraz opiniach. Poza tym osoba taka powinna wcześniej zapoznać się z budynkiem czy miejscem eventu oraz ewentualnie zgłosić swoje uwagi. Warto też pamiętać, że z osobą lub firmą przygotowującą serwis foto/video należy podpisać stosowną umowę.