Zawodu event managera nie trzeba się uczyć, tutaj liczy się praktyka, doświadczenie i wiele umiejętności, które powinien posiadać kandydat na to stanowisko. Droga do tej branży nie zawsze jest oczywista. Wiele osób trafia do eventów już po zgromadzeniu wcześniejszych doświadczeń zawodowych w branży PR, zarządzania ludźmi, marketingu, czy wręcz zupełnie nie związanych z pracą z ludźmi. Znani są doskonali event managerowie po mechanice i filozofii.

Niezależnie jednak od wykształcenia praca ta wymaga pasji, zaangażowania, odporności na stres i umiejętności szybkiego reagowania na różne nieprzewidziane sytuacje. Specjaliści od organizacji spotkań tworzą scenariusze wydarzeń, wyszukują lokalizacje, są odpowiedzialni za niezbędne zaplecze techniczne, catering. Do nich należy wynajmowanie zespołów muzycznych, zapraszanie gwiazd, dbałość o nagłośnienie imprezy czy wyszukiwanie sponsorów. Żaden z event managerów nie może narzekać na brak pracy i nudę. Stąd też w branży popularność narzędzi, które ułatwiają codzienną pracę.

Wirtualni sprzymierzeńcy

Każde wydarzenie wymaga odpowiedniej oprawy fotograficznej. Zdjęcia z imprez często wykorzystywane są w wydawnictwach firmowych, na stronach internetowych czy w social media. Tu liczy się szybkość aktualizacji kont, oryginalność komentarza i ujęcia. Choć zdjęcia, które pojawiają się na Instagramie czy Facebooku często wyglądają jak wrzucane „od ręki”, warto je przed upublicznieniem nieco poprawić. Przyda się więc instalacja na komórce lub tablecie prostych programów do zdjęć. Są proste w obsłudze, darmowe, a posługiwanie się nimi nie wymaga żadnych szkoleń. Pozwalają na efektywną i szybką obróbkę zdjęć: ustawienie jasności, poprawę kontrastu, dodanie różnych efektów. Z narzędzi, które są do pobrania online warto znać również programy i aplikacje do zarządzania czasem, czy tworzenia prezentacji multimedialnych. 

Narzędzia, które warto znać:

Gimp – najbardziej popularny program do obróbki zdjęć, pozwala na pracę na warstwach, oferuje takie narzędzia jak: lasso, wypełnienie, różdżka, klonowanie, rozmazanie, skalowanie. Możesz przetestować TUTAJ.

Paint – łatwy w obsłudze, z dużą liczbą profesjonalnych rozwiązań graficznych. Pozwala na pracę na warstwach. Dostępne są ciekawe filtry. To narzędzie znajdziesz TUTAJ.

Photofiltre – jeden  najprostszych programów, dadzą z nim sobie radę nawet początkujący. Można z jego pomocą wyostrzyć małe partie zdjęć, nie oferuje jednak pracy na warstwach. Godny polecenia dla zaczynających przygodę z fotografią. Do przetestowania TUTAJ.

Nozbe - narzędzie idealne do pracy zespołowej. Pozwala delegować zadania, wspólnie prowadzić projekty. Zwiększa produktywność, przyspiesza wykonanie zadań. Narzędzie dostępne TUTAJ.

Prezi – odpowiednik Power Pointa. Świetnie nadaje się do tworzenia nowoczesnych prezentacji multimedialnych. Pozwala na szybkie i nieskomplikowane łączenie w treści muzyki, filmów i tekstów. Dostępne TUTAJ.

Wirtualna chmura

Event manager jest w ciągłym ruchu. Rano w biurze, w południe na spotkaniu z kontrahentami, popołudniu na miejscu planowanej imprezy. Dobrze jest mieć w takich sytuacjach zdalny dostęp do dokumentów. Pomocne jest trzymanie niezbędnych danych w wirtualnej chmurze. Najpopularniejsze rozwiązania to Dropbox, OneDrive czy Google Drive, choć są też na rynku oferty innych mniejszych i większych firm. Oferują one dostęp do danych z poziomu komputera, telefonu czy tabletu. Takie rozwiązanie zapewnia nie tylko wygodny dostęp do plików, ale daje też możliwość tworzenia kopii zapasowych, galerii fotografii online i edycji plików z dowolnego miejsca.

Wynajem sal online

Salerezerwacje.pl to strona na której można szybko wynająć salę szkoleniową lub konferencyjną. W bazie portalu jest ponad 60 miast z całej Polski z dokładnie opisanymi ośrodkami konferencyjnymi. Wystarczy wybrać konkretne miejsce, określić datę, czas wynajmu, zaznaczyć niezbędne wyposażenie i wybrać dodatkowe usługi. W ciągu kilku minut pojawia się pełna oferta różnych placówek, z jasno określonymi cenami. Bardzo korzystny jest elastyczny system wynajmu. Sale różnej wielkości, od małych powierzchni na kameralne spotkania aż po wielkie aule są dostępne na całe dni bądź pojedyncze godziny. Nie trzeba dzwonić i dopytywać się o szczegóły. Załatwienie rezerwacji odbywa się online i jest równoznaczne z zawarciem umowy. Nie ma też potrzeby samodzielnego kontaktowania się z wynajmującym, bo osobą odpowiedzialną za realizację wszystkich ustaleń jest opiekun ze strony portalu. To duże ułatwienie zwłaszcza w przypadku dużych imprez, gdzie zazwyczaj pojawia się w trakcie przygotowań jeszcze wiele dodatkowych spraw do załatwienia.

Praca z ludźmi wymaga pewnych cech osobowościowych, których nie da się zastąpić. Każdy event manager potwierdzi, że dla powodzenia organizowanych przez niego przedsięwzięć kluczowa jest umiejętność budowania relacji z klientami, współpracownikami czy klientami. Pozostałe umiejętności można wypracować, a nad kwestiami organizacyjnymi zapanować przy pomocy wspomnianych narzędzi. Połączenie tych trzech obszarów sprawi, że kariera każdego event managera nabiera rozmachu i prowadzi do organizowania wydarzeń coraz większej rangi.