Przed przygotowaniem eventu niezbędne jest stworzenie budżetu planowanych wpływów i wydatków. W tym celu warto sięgnąć do księgowości po zestawienie wydatków z poprzednich, podobnych imprez. Jest to szczególnie ważne, jeśli w firmie była już tradycja organizowania podobnych imprez, a my zajmujemy się tym po raz pierwszy. Jeśli planowanie konferencji należy do naszych obowiązków od dłuższego czasu, pomocne są też własne, wewnętrzne zestawienia z ubiegłych lat.

Na początku uwzględniamy wszelkie koszty!

By jak najlepiej zaplanować potrzebny budżet, musimy uwzględnić wszelkie koszty, jakie poniesiemy podczas organizowania takiego eventu. Warto posiłkować się poniższym zestawieniem najczęściej występujących kosztów konferencji:

- Wynajem obiektu: sale konferencyjne
- Dodatkowe wyposażenie sal konferencyjnych: ekrany, rzutniki, nagłośnienie
- Wynajem dodatkowych pomieszczeń, np.: sale szkoleniowe, dodatkowe salki (np. na warsztaty towarzyszące konferencji czy specjalne pokoje dla VIP-ów)
- Koszt użyczenia komputerów, drukarek, faksu, Internetu
- Noclegi
- Posiłki i napoje
- Poczęstunek podczas przerw kawowych
- Dodatkowy program: wycieczki, atrakcje typu team building, koncerty
- Honorarium moderatora (prowadzącego)
- Koszty dojazdu i noclegów zaproszonych gości honorowych lub prelegentów spoza firmy
- Koszt projektów i wydruku ulotek, programu, menu, dyplomów, identyfikatorów itp.
- Koszt wydruku materiałów informacyjnych.

Oczywiście wszelkie koszty uzależnione są od rodzaju organizowanej konferencji, liczby uczestników i zaplanowanego programu. Przecież jeśli planujemy tzw. atrakcje dodatkowe, koszty automatycznie wzrastają. Również wydatki poniesione na promocje mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jakimi drogami będziemy chcieli dotrzeć do potencjalnych uczestników i czy zrobimy to sami, bez wynajmowania zewnętrznej agencji zajmującej się marketingiem.

Jak nie przepłacać?

Okazuje się, że recepta na zaoszczędzenie jest prosta: kluczem do tego, żeby nie przepłacać, czy wręcz zaoszczędzić pewne środki, jest planowanie konferencji z odpowiednim wyprzedzeniem. Robienie wszystkiego na ostatnią chwilę, pod presją czasu, pozbawia nas buforu bezpieczeństwa, jakim są spokojne negocjacje kończące się najczęściej znaczącym upustem, nie ma też czasu na wyszukanie, porównanie i wybór najbardziej korzystnej. Pamiętajmy, że konieczność dobrego rozplanowania kosztów dotyczy nie tylko firm zajmujących się organizacją wydarzeń. Te same problemy podczas organizacji konferencji napotykają samorządy, instytucje non-profit czy fundacje. W odróżnieniu od firm, mają one spore możliwości pozyskania środków finansowych, a tym samym obniżenie kosztów własnych. W jaki sposób?

- Poszukiwania sponsora nie tylko w wymiarze wsparcia czysto finansowego. Jeśli nasz partner nie może przekazać pieniędzy, warto się zorientować, czy jego wkład nie może obejmować np.: wydruku materiałów, przekazania kwiatów, przygotowania posiłków, upustów przy cenach noclegów czy udostępnienia autokaru. W zamian można zaproponować umieszczenie logo w materiałach informacyjnych, zorganizowanie stoiska z produktami, możliwość wystąpienia podczas panelu dyskusyjnego itp. 

- Sprzedaż gadżetów konferencyjnych np.: koszulek, choć tu trzeba być ostrożnym przy wyborze akcesoriów, bo niesprzedane egzemplarze będzie trzeba odnotować po stronie kosztów.

Na koniec planowania kosztów koniecznie trzeba dołożyć 10-15% całej sumy na nieprzewidziane wydatki. Praktyka pokazuje, że zwłaszcza w przypadku konferencji planowanych i budżetowanych z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem pojawia się moment, kiedy trzeba podporządkować się odgórnej dyrektywie cięcia kosztów. Luka w budżecie to dla organizatorów spory problem, zwłaszcza gdy przygotowania są już w toku. Rezerwa przyda się też na różne dodatkowe, nieuwzględnione wcześniej koszty.

Z życia wzięte, czyli na co warto uważać, ustalając budżet konferencji?

Okazuje się, że możemy sporo zaoszczędzić stawiając na dobrą komunikację. Warto zatem zakomunikować uczestnikom naszej imprezy, że za niektóre, nieprzewidziane w naszym budżecie rzeczy muszą zapłacić sami. Doskonałym przykładem są minibarki w pokojach hotelowych. Precyzja w określaniu zasad współpracy przyda się również podczas ustalania refundacji kosztów. Jeśli zobowiązujemy się jako organizator do zwrotu kosztów podróży, jasno ustalmy zasady, np. czy obejmują one podróż pierwszą czy drugą klasą. W przypadku połączeń samolotowych różnica może być znaczna. Warto też zwrócić uwagę na waluty. Sporo hoteli międzynarodowych sieci podaje swoje ceny w euro. Zanim więc ostatecznie potwierdzimy rezerwację, sprawdźmy cenę w złotych. 

Powyższe zestawienie pozwala oszacować koszty z niemal 100% dokładnością. Oczywiście wiele zależy tu od specyfiki branży, w której pracujemy, zwyczajów firmowych, własnych kontaktów i częstotliwości organizowania imprez. Warto w tym zakresie korzystać z rozwiązań, które pozwolą nam zaoszczędzić czas oraz pieniądze i nie spędzać wielu godzin np. na szukaniu sali konferencyjnej do wynajęcia, skoro możemy to zrobić w ciągu 5 minut.